Cloud vs. on-premises

Mange it-chefer stiller sig selv spørgsmålet, om det virkelig kan betale sig at outsource virksomhedens it-infrastruktur. Svaret er, at der ofte er økonomiske besparelser forbundet med outsourcing. Dog er der en række forbehold, som man bør være opmærksom på. Nedenunder finder du en beregning på en mailserver til en mindre virksomhed, hvor der dels er afgivet et tilbud på en on-premises løsning, dels en løsning hos IBM og Microsoft.

Introduktion af tilbud til fiktiv virksomhed  

De tre tilbud er afgivet til en nystartet virksomhed med 10 ansatte. Virksomheden er i besiddelse af et serverrum, der er klar til implementering af diverse on-premises løsninger. Til etablering af mailserver er virksomheden både åben over for en on-premises løsning eller som alternativ, en cloud baseret løsning. For at få skabt et overblik i forhold til de langsigtede økonomiske perspektiver opstilles tilbuddene over en 5-årig periode.

De 10 medarbejdere forventes at have en datatrafik på ca. 500 mails i døgnet. Følgende specifikationer er tiltænkt som en del af løsningen:
 

•    2 x cpu
•    16 GB ram
•    80 GB til operativt system
•    600 GB til database og logfiler
 

Afgivelse af tilbud - On-premises  

Etableringsomkostninger for en exchange server ligger på ca. DKK 95.000. Dette beløb gælder både for fysiske og virtuelle servere. Prisen inkluderer en fysisk server samt licens til en hypervisor (Hyper-V eller vSphere). Dertil er en veldimensioneret UPS inkluderet i prisen. 

Fysisk/virtuel server DKK 40.000
Opsætning af server (6 timer) DKK 6.000
Hypervisor licens DKK 4.000
Hypervisor licens opsætning (3 timer) DKK 3.000
Hypervisor plus implementering DKK 40.000

Ud over etableringsomkostninger er der en række udgifter til licenser, strøm, køling, spamfilter og backup. 

2012 server licens: engangsudgift, ca. DKK 6.000
2012 server USER CALs: ca. 300 kr. pr bruger – engangsudgift, 10 brugere, ca. DKK 3.000
Exchange licens, engangsudgift, ca. DKK 5.500
Exchange CALs: 550 kr. pr bruger, engangsudgift, 10 brugere, ca. DKK 5.500
Strøm pr. år (estimeret) DKK 6.000
Køling pr. år (estimeret) DKK 6.000
Spamfilter hos Comendo: ca. 300 kr. pr bruger/pr år. 10 brugere, ca. DKK 3.000
Backup pr. år, ca. DKK 6.000

Omkostninger - beregnet (5 år)

År 1

initialomkostning og
driftsomkostning

År 2

Driftsomkostning

År 3

Driftsomkostning

År 4

Driftsomkostning

År 5

Driftsomkostning

DKK 136.000 DKK 21.000 DKK 21.000 DKK 21.000 DKK 21.000

 

Samlet for 5 år ca. DKK 220.000

Det skal du være opmærksom på

Her har du som bruger fuld kontrol over dit miljø. Dvs. at skalerbarhed kan tilpasses virksomhedens specifikke behov. Derudover kan du få udarbejdet en mere målrettet handlingsplan, der tager højde for disaster recovery.  

Med hensyn til support får virksomheder ofte en god løsning, når miljøet etableres i egne lokaler. Her får konsulenterne hos it-leverandøren nemlig gode muligheder for at stifte bekendtskab med kundens miljø samt de medarbejdere, der på daglig basis gør brug af løsningen.  

Udgifterne til strøm og køling ligger i den høje ende. Her vil der være mulighed for at etablere virtuelle servere oven på den fysiske server, uden at dette ville resultere i merudgifter på strøm og køling.  

Ulempen ved en on-premises løsning er de økonomiske omkostninger, der er forbundet ved etablering af miljø. Derudover må virksomheden påregne et forholdsvist højt udgiftsniveau på strøm og køling.  

En Exchange Server on-premises forventes at have en levetid på ca. 5 år. Herefter skal der igen investeres i nyt hardware. Dertil vil migrering i konsulenttimer med nye licenser koste virksomheden ca. DKK 40.000 – 50.000 Licenser til software er engangsudgifter, men inkluderer ikke opgradering.


Afgivelse af tilbud – IBM/Softlayer 

Ifølge Softlayers beregninger vil specifikationsomkostningerne ligge på ca. us$ 280 om måneden eller svarende til DKK 19.972 om året. Dette inkluderer 2 core, 16 GB ram, 100 GB + 750 GB disk, 1 Gbps netværk, OS Win 2012 St. Edition.  

Derudover må virksomheden påregne udgifter til:

2012 server USER CALs: ca. 300 kr. pr bruger – engangsudgift, 10 brugere, ca. DKK 3.000
Exchange licens, engangsudgift, ca DKK 5.500
Exchange CALs: 550 kr. pr bruger, engangsudgift, 10 brugere, ca. DKK 5.500
Spamfilter hos Comendo: ca. 300 kr. pr bruger/pr år. 10 brugere, ca. DKK 3.000
Backup DKK 6.000

Omkostninger - beregnet (5 år)

År 1

initialomkostning
driftsomkostning
IBM Softlayer

År 2

Driftsomkostning
IBM Softlayer

År 3

Driftsomkostning
IBM Softlayer

År 4

Driftsomkostning
IBM Softlayer

År 5

Driftsomkostning
IBM Softlayer

DKK 42.972 DKK 28.972 DKK 28.972 DKK 28.972 DKK 28.972

* Virksomheden må desuden påregne udgifter til opgradering af internetforbindelse. Forbindelsen bør være en 100/100 Mbit med en pris på ca. 3.000 kr. om måneden plus etablering af fiberforbindelse: 10.000 – 30.000 kr.

Samlet for 5 år ca. DKK 158.860

(evt. stigende udgifter til internetforbindelse ikke medregnet)

 

Det skal du være opmærksom på

Her får din virksomhed en reduktion i de økonomiske omkostninger på ca. DKK 60.000 set over en 5-årig periode i forhold til en on-premises løsning. Serveren etableres i et lukket miljø, hvor du definerer den sikkerhedsmæssige opsætning, herunder privat hardware, private virtuelle servere og privat netværk. Derudover giver det lukkede miljø forholdsvis gode muligheder for insourcing og tilbagerulning af data.   

Al trafik fra internettet til Softlayer er inkluderet. Al intern trafik mellem Softlayers centre er inkluderet. De første 5TB/måned trafik pr. virtuel server fra Softlayer centre til internettet er inkluderet. Dvs. at langt de fleste virksomheder undgår meromkostninger i forhold til datatrafik. Softlayer tilbyder to backupprogrammer, herunder eVault og Idera. Dog er der mulighed for at installere egen backup.  

Med hensyn til skalering af en Exchange server hos Softlayer er det både forholdsvist nemt at skalere op og ned.    

Vedrørende support er det vanskeligt at vurdere kvalitetsniveauet. Men virksomheder med en løsning hos Softlayer må forvente, at supporten sammenlignet med en on-premises løsning er mindre effektiv, da Softlayer ikke har et indgående kendskab til virksomheden, medarbejderne og den resterende del af it-infrastrukturen.  

Udvidelse af miljø hos Softlayer med andre typer servere kan være en bekostelig affære, hvor du med on- premises som førnævnt har mulighed for etablering af virtuelle servere oven på den fysiske server.


Afgivelse af tilbud – Microsoft/Office 365  

Prisen pr bruger/pr måned er på DKK 85,80 for Office 365 Business Premium. Dertil må påregnes en backup løsning, hvor udgifterne beløber sig til ca. DKK 50,- pr bruger/pr måned.

Omkostninger - beregnet (5 år)

År 1

Office365

År 2

Office365

År 3

Office365

År 4

Office365

År 5

Office365

DKK 16.296 DKK 16.296 DKK 16.296 DKK 16.296 DKK 16.296

* Virksomheden må desuden påregne udgifter til opgradering af internetforbindelse. Forbindelsen bør være en 100/100 Mbit med en pris på ca. 3.000 kr. om måneden plus etablering af fiberforbindelse: 10.000 – 30.000 kr.  

Samlet for 5 år ca. DKK 81.480

(evt. stigende udgifter til internetforbindelse ikke medregnet)

 

Det skal du være opmærksom på

De økonomiske besparelser med en Office 365 pakke spiller en altoverskyggende rolle, når man kigger på fordelene. Her sparer virksomheden ca. DKK 140.000 i forhold til on-premises løsning og ca. DKK 80.000 i forhold til IBM/Softlayer.  

Med en Office 365 løsning får virksomheden bl.a. den fulde Office-pakke, lagring og deling af filer med 1 TB lagerplads pr. bruger og mail, kalender samt kontakter på 50 GB pr. bruger.  

Ulempen ved Office 365 er den manglende kontrol over eget miljø. Der er ikke problemer med at øge antallet af brugere. Men konfigurationsændringer tilpasset virksomhedens øvrige infrastruktur kan vise sig at være problematisk.  

Dette gælder eksempelvis problemer med tilbageholdelsestid og slettede dokumenter, hvor Microsofts support skal inddrages. Ligesom med Softlayers support må kvaliteten på Microsofts support forventes at være mindre effektiv i forhold til on-premises.  

Her kan M Networks egne konsulenter ikke uden videre gribe ind og iværksætte disaster recovery i tilfælde af tabt data. For Softlayers vedkommende har vi i M Networks bedre mulighed for at iværksætte disaster recovery, mens virksomheder med en on-premises løsning får optimale vilkår i forhold til disaster recovery. Omvendt vil der med en Office 365 løsning være et mindre behov for disaster recovery grundet den høje oppetid.  

Sikkerhedsniveauet med en Office 365 pakke må betegnes som værende kritisabelt. Her får du ikke som hos Softlayer et lukket miljø, hvor du har mulighed for at definere den sikkerhedsmæssige opsætning. Derudover kan Microsofts åbne miljø ligeledes give udfordringer i forhold til insourcing og tilbagerulning af data.


Afsluttende bemærkninger 

Vedrørende exitstrategi for cloud-løsninger kan der i nogle tilfælde være en række problemstillinger, som virksomheden bør forholde sig til. Her er det vigtigt, at virksomheden i forbindelse med etablering af cloud-miljø får udarbejdet en exit-strategi i samarbejde med it-leverandøren. Særligt når det gælder skift af cloud-leverandør, kan der opstå problemer, da flere cloududbydere ikke har en egentlig fortrydelsesret indbygget som en del af pakken.  

Langsom internetforbindelse kan ligeledes vise sig at udgøre et problem for virksomhedens medarbejdere, når infrastrukturen lægges ud i skyen. Hvis virksomheden vokser fra 10 til 20 brugere vil responstiden på transport af filer mellem lokalmiljø og skyen forsøges betragteligt.                 

Afslutningsvis er det vigtigt at bemærke, at ovenstående tal bør tages med forbehold. Beregningerne bygger på estimater, da det grundet forskellige variabler er vanskeligt at sammenligne Cloud med on-premises løsninger. For nogle virksomheder vil der være betydelige besparelser at hente, mens der for andre vil være tale om mere moderate besparelser. 

Artiklen er udarbejdet af:
- Kjartan Borchsenius, Kommunikationskonsulent
- Brian Oldenborg, Seniorkonsulent
- Nicolai Gersdorff Meelby, Driftschef (COO)

Nivå, den 20. november 2014


Tilmeld dig til vores nyhedsbrev

Navn
 
E-mail
  

Læs mere..

  Konsulentydelser

  Cloud Assessment

  Cloud management


Vil du vide mere

Du er mere end velkommen til at kontakte os. Vi kontakter også gerne dig, hvis du angiver dit navn og telefonnummer eller e-mail her:

Navn
Telefon
E-mail
Firma
Vedr.


For mere info kan du kontakte

Brian Oldenborg

på 70107005 eller bo@mnetworks.dk