De fleste virksomheder kender det. At holde styr på licenser og licensreglerne er tidskrævende og ofte besværligt, da reglerne kan være meget forskellige. Derudover kan man let komme til at betale unødige penge.
Blandt de typiske årsagsforklaringer til, at virksomheder går galt i byen når det gælder licensregler er eksempelvis, hvis der skal betales for licens til et program, som både skal håndtere en server og en PC. Her skal der som oftest også betales en ekstra licens til den indbyrdes kommunikation mellem de to IT-elementer.
Andre typiske årsagsforklaringer til ekstraregninger omfatter bl.a. flytning af data mellem forskellige systemer, at antallet af transaktioner i en applikation er højere end forventet, eller at et stykke software flyttes fra en PC til en tablet.